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Flugzeugmodus

Sich selbst in den Flugzeug-Modus bringen, also nicht verfügbar und ansprechbar sein, keine Emails und Benachrichtigungen bekommen: Das ist der beste Rahmen, um sich voller Fokus auf eine Sache zu konzentrieren, die wichtig ist.

Zeit für Ihr Zeitmanagement

Aber wann mache ich das mit dem Flugmodus? Hierfür bedarf es einer Zeitplanung, in der Zeit für fokussiertes Arbeiten an konkreten Zielen vorgesehen ist. Wer geplant arbeitet, arbeitet nicht nur effizienter, sondern geht auch nach der Arbeit zufriedener nach Hause. Planen Sie nicht nur täglich Zeit für Ihr Zeitmanagement ein, sondern halten Sie sich streng an diesen Termin mit sich selbst. Es ist der wichtigste Termin Ihres Arbeitstages.

Nein-Sagen

Und was, wenn ich das nicht kann, weil ich zu viel zu tun habe? Es klingt zunächst radikal und sehr unsympathisch: Dann machen Sie doch „nein“ zu einer gern genutzten Antwort! Das, was auf Ihrer Liste oben steht, ist es wert, vor weniger Relevantem geschützt zu werden. Auch, wenn Sie (aus emotionalen Gründen?) gern oft erstmal ‚ja!‘ antworten würden.

Fokuszeit

Und was ist, wenn ich zwar fokussiert arbeiten möchte, aber mich trotzdem immer jemand stört? Dann finden Sie zunächst heraus, zu welcher Tageszeit Sie am besten, konzentriertesten und produktivsten sind. Blocken Sie diese zwei bis drei Stunden am besten täglich als ‚Fokuszeit‘ in Ihrem Kalender. Machen Sie einen nicht verschiebbaren und nicht verhandelbaren Termin mit sich selbst und kommunizieren Sie dieses Zeitfenster Ihrem Team: Für die wichtigsten Aufgaben, die Ihre eigenen Ziele voranbringen.

Der Preis des Erfolgs

Tja. Die eigenen Ziele! Eh illusorisch, die zu erreichen? Scheinen sie wie reine Utopie? Das Rezept zum Erfolg ist bei radikaler Ehrlichkeit simpel: Entscheiden Sie, was Sie erreichen wollen (radikal ehrlich hinzuschauen ist dagegen gar nicht so einfach). Eruieren Sie, was Sie für das Erreichen des Ziels ‚bezahlen‘ müssen, entscheiden Sie dann, ob Sie (wirklich!) bereit sind diesen ‚Preis‘ zu bezahlen. Und dann legen Sie entweder richtig los, oder machen Sie Ihren Frieden damit, dass der Preis Ihnen ehrlicherweise zu hoch ist.

Delegation

Bei den Ziele, die ich im Sinne des Unternehmens verfolge, darf ich mir ja sogar helfen lassen.  Delegation ist als Führungskraft sogar meine Aufgabe. Sich helfen lassen ist Vertrauenssache und ein gutes Training, um das Gleichgewicht zwischen Gelassenheit und Begleitung zu finden. Suchen Sie nicht Ihren perfekten Ersatz, sondern finden Sie jemanden, der oder die es mit etwas Hilfe gut machen wird – wenngleich vielleicht anders, als Sie es selbst machen würden.

Meetings bedacht einsetzen

Zusammenarbeit braucht Momente der Abstimmung. Aber welcher Weg ist passend, ein Meeting, eine E-Mail, ein Anruf? Spätestens seit der Pandemie sind Meetings sowohl sehr en vogue als auch sehr verschrien, weil oft überflüssige Zeitfresser. Vieles kann außerhalb eines Meetings erledigt werden, insbesondere die Arbeit an sich!

Agieren, statt zu reagieren

Zurück am eigenen Schreibtisch stapeln sich die Aufgaben. Wenn Sie Ihre eigenen Ziele (für das Unternehmen) auch erreichen möchten, sorgen Sie dafür, dass Ihr ‚active to-do‘ jederzeit größer ist als Ihr ‚passive to-do‘. In anderen Worten: agieren Sie, statt nur zu reagieren. Das braucht Übersicht – also ein regelmäßiges Zurücktreten – und es braucht Mut, weil sich Ihr Umfeld über Ihre zurückgehende Verfügbarkeit wundern wird. Aber wenn es Ihnen gelingt, höflich und konsequent dranzubleiben, zuweilen auch mal Ihre Bewegründe erläutern, werden sich die anderen überraschend schnell an Ihre neuen Prioritäten gewöhnen.

Nicht alles (besser) wissen

Chefinnen und Chefs die sagen, dass sie etwas nicht wissen, sind schlau. Wenn die Führungsperson alles am besten weiß, dann hat das Unternehmen mehrere existenzielle Probleme. Wer als Führungsperson genuin daran interessiert ist seine Mitarbeitenden zu integrieren, zu entwickeln und besser zu machen, der oder die motiviert und bindet das Wertvollste, was es im Unternehmen gibt: die wirklich guten Leute. Und die sollen und müssen in bestimmten Themenfeldern mehr wissen als Sie selbst! Deswegen ist es ein gutes Zeichen, wenn Sie sich trauen zu sagen: „Keine Ahnung. Was würdet ihr machen?“

Positive Fehlerkultur

Eine der wertvollsten Fähigkeiten in unserer schnellen und multidimensionalen Welt ist die Problemlösungskompetenz. Aber nur wer Fehler machen darf, hat eine Chance, belastbare Antworten auf komplizierte Fragen zu finden. Das bedeutet: Um Herausforderungen wirksam zu meistern braucht es eine positive Fehlerkultur. Wenn Führungskräfte (und alle anderen) sich trauen (und sich trauen dürfen!) mutig hinzuschauen, dann fördert das massiv die Innovationskraft im Haus. Aus dem Fehler einer Person können viele andere lernen.

Wir hoffen, dass auch für Sie etwas dabei war. Uns ist bewusst, dass es durchaus unterschiedliche Ansichten zu vielen dieser Punkte geben kann, und wir würden uns freuen, darüber mit Ihnen ins Gespräch zu kommen.

Martin Liss und Lara Buschmann

Letztlich aber bleibt jeder Impuls nicht mehr als ein netter Kalenderblattspruch, wenn er nicht den Weg in die Wirklichkeit findet. Und da fängt die Arbeit an:

1. Was wollen Sie eigentlich? Stellen Sie sich konkret vor sie hätten diese Maßnahme bereits erfolgreich umgesetzt. Wie genau fühlt sich das an? Was ist dann anders? Was könnte unangenehm werden? Lohnt es sich, die Widerstände zu überwinden?
2. Bilden Sie Allianzen. Tauschen Sie sich mit einer oder zwei Vertrauenspersonen aus, holen Sie sich ehrliches Feedback, nehmen Sie reale Hindernisse ernst, überwinden Sie sie durch Kompromisse. Aber: Geben Sie die Sache nicht komplett aus der Hand. „Das wird schon werden“ ist seit Ikarus keine gute Idee.
3. Zerlegen Sie das Vorhaben in kleine Schritte oder testen Sie es im Kleinen. Beispiel: Sie wollen „deep work mornings“ einführen. Führen Sie dies erst testweise an zwei oder drei Tagen und in einer Abteilung ein, justieren Sie nach einer gewissen Zeit nach und weiten Sie das Projekt dann aus.
4. Weil es eben nicht „von allein schon werden wird“ muss klar sein wer wofür verantwortlich ist und es muss ausreichend Zeit für Umstellung eingeräumt werden. Studien belegen: Es braucht mindestens 70 Wiederholungen, damit komplexe Veränderungen zu neuen Gewohnheiten werden.
5. Kommunizieren Sie. Es klingt banal, aber indem Sie offen und ehrlich sagen, was passiert, machen Sie aus Betroffenen Beteiligte – und das hilft entscheidend. Am Rande bemerkt ist es ein vermeidbares Missverständnis, dass jede:r der informiert wird auch mitentscheiden dürfte. Das kann man freundlich auflösen.
6. Bleiben Sie weich, fluide. Gestehen Sie Rückschläge ein, lernen Sie aus Fehlern, aber fließen Sie weiter unbeirrt in Richtung ihres Ziels.
7. Holen Sie sich Hilfe. Zugegeben: Das klingt ein bisschen nach Eigenwerbung. Es kann aber tatsächlich sehr hilfreich sein, Externe hinzuzuziehen. Ein neuer Blickwinkel, eine frische Sichtweise, eine professionelle Begleitung, und jemand mit dem man auch die Verantwortung teilen kann. Bei Veränderungen in Teams oder Unternehmen geht es oft auch um Erfahrung und Rollen im Prozess. Sie müssen nicht alles alleine schultern.

Herzliche Grüße,
Lara Buschmann und Martin Liss

Wer mit erfahrenem Blick durch die Berater-Welten streift wird schnell erkennen: Das heutige Fundstück kommt aus den USA. Nirgendwo sind die Weisheiten plakativer, die Ratschläge simpler und die Versprechungen… nun ja: vielversprechender. 
Wer aber die Verfasser dieser Zeilen (also uns) ein wenig kennt weiß: Wir mögen es schon gerne differenzierter. Trotzdem ist das heutige Fundstück eines, das ein paar Momente des Nachdenkens unbedingt lohnt. In seiner vermeintlichen Banalität ist’s schon fast eine Frechheit – und gerade dadurch bringt es einen höchst gültigen Grundsatz treffend auf den Punkt:
Wirklich vieles ist möglich, wenn wir nur wirklich bereit sind den entsprechenden Preis dafür zu bezahlen. 
Das ist keine kapitalistische Aussage, denn ‚Preis‘ ist hier grundsätzlicher zu verstehen. ‚Preis‘ meint natürlich ‚Anstrengung‘, ‚Einsatz‘, sogar ‚Opfer’ oder manchmal auch einfach ‚Fokussieren auf‘. 
Im Berufsleben (und auch privat) bedeutet „das geht (wirklich) nicht!“ viel öfter als wir zugeben wollen: „Ehrlicherweise bin ich nicht bereit, den Aufwand zu betreiben / die Situation zu ertragen / das Risiko einzugehen das nötig ist, um das gewünschte Ergebnis zu erzielen.“ 
Das fast universelle Rezept zum Erfolg ist bei radikaler Ehrlichkeit demnach ziemlich simpel: 

• Entscheiden Sie, was Sie erreichen wollen. 
• Eruieren Sie, was Sie dafür ‚bezahlen‘ müssen. 
• Entscheiden Sie dann, ob Sie (wirklich!) bereit sind diesen Preis zu bezahlen. 
• Und dann legen Sie entweder richtig los, oder machen Sie Ihren Frieden damit, dass der Preis Ihnen ehrlicherweise zu hoch ist.

Herzliche Grüße,
Lara Buschmann und Martin Liss

Spoiler: Sie werden sagen, dass der folgende Ansatz vielleicht bei anderen klappt, aber niemals bei Ihnen. Denn Ihr Arbeitsleben ist getriebener, anstrengender, hektischer, vielschichtiger, intensiver und vor allem viel komplizierter, als dass der folgende Impuls Ihnen helfen könnte. – Wenn Sie das wirklich glauben, dann brauchen Sie diesen Impuls wie keinen zweiten! In Wahrheit aber trauen Sie sich wahrscheinlich nur nicht, Ihre liebgewonnenen Routinen zugunsten einer neuen, zunächst verunsichernden Idee (mindestens zeitweilig), adieu zu sagen. Wir empfehlen: Probieren Sie’s wirklich mal. Wir garantieren: Sie und Ihr Umfeld werden es überleben. Mit großer Wahrscheinlichkeit werden Sie sogar sehr viel zufriedener arbeiten, wenn die neue Herangehensweise wiederum eine gelernte Routine geworden ist. Was Sie dafür brauchen, ist: Konsequenz und Disziplin.

Also, los geht’s: Finden Sie heraus zu welcher Tageszeit Sie am besten, konzentriertesten und produktivsten sind (bei vielen Menschen ist das morgens). Blocken Sie konsequent zwei bis drei wirklich störungsfreie (!) Stunden ‚Fokuszeit‘ zu dieser Tageszeit. Machen Sie einen nicht verschiebbaren und nicht verhandelbaren Termin mit sich selbst: Für die wichtigsten Aufgaben, die Ihre eigenen Ziele voranbringen. Arbeiten Sie in dieser Zeit nicht an Themen, mit denen Sie anderen einen Gefallen tun, und kümmern Sie sich um nichts, was letztlich auch erledigt werden muss, aber ehrlicherweise nicht wirklich superwichtig für Sie ist. Diese Zeit gehört Ihnen! Machen Sie diesen Termin zu einem betonierten, unverrückbaren Fixum. In dieser Zeit gibt es keine Telefonate, keine Mails und keine Besuche. Halten Sie sich akribisch an diese Vereinbarung mit sich selbst! Auch wenn es sich zunächst sehr gewagt anfühlt: Das geht. Und: Das hilft!

Forschungsergebnisse zeigen: Wenn in einem Unternehmen alle zur selben Zeit jeden Tag zwei Stunden ungestört an ihren Kernaufgaben arbeiten, dann spart das die Zeit eines ganzen Arbeitstages pro Woche. Es passiert immer so viel rechts und links des Eigentlichen – die große Kunst der Fokussierung ist, sich wenigstens zwei Stunden am Tag durch wirklich gar nichts vom Allerwichtigsten abhalten zu lassen. Wenn Sie sich das konsequent trauen, werden Sie vom Ergebnis überwältigt sein.

Und nun nochmals den ersten Absatz lesen 😉

Tipps zur Umsetzung:

• Idealerweise im Team einführen und zur gleichen Zeit umsetzen.
• Das Zeitfenster nach einem Probelauf von einigen Wochen ggfs. anpassen.
• Wenn Sie die Fokuszeit mit Ihrem Team oder sogar im gesamten Unternehmen umsetzen, ist eine externe Kommunikation ggfs. empfehlenswert.
• Wenn Sie die Fokuszeit zunächst allein umsetzen, dann kommunizieren Sie die Zeit an alle Teammitglieder und holen Sie sich von Ihren direkten Kolleg:innen Unterstützung.
• Ggfs. Telefondienst einrichten oder Anrufbeantworter einschalten.
• Eine Regel für Ausnahmen aufstellen, manche Termine lassen sich nicht verschieben.
• Hängen Sie ein Schild an die Tür und schalten Sie alle Benachrichtigungen am Computer aus.

Herzliche Grüße,
Lara Buschmann und Martin Liss