Meeting oder E-Mail, das ist hier die Frage

Unser 7. Fundstück für besseres Arbeiten:

Vor lauter Meetings kommt man gar nicht mehr zum Arbeiten. Da wirken die neuesten Heilsversprechen aus der New-Work-Szene à la ‚meeting-free mornings‘ wie eine Offenbarung. Simpel, aber genial. Auf die Idee hätten man ja selbst auch kommen können…

Die meisten Meetings werden zu gedankenlos einberufen oder beibehalten, unvorbereitet abgehalten, bringen die Sache kaum weiter – und sie dauern zu lange. So unser Eindruck, den viele andere Beratende und Führungskräfte sichtbar teilen. Ein sicheres Indiz ist, wenn Menschen innerhalb des Meetings ihre eigentliche Arbeit zu dem Thema des Meetings erledigten. Wenn jemand im Meeting seine Mails checkt, ist das nochmal ein anderes Problem. 

Achten Sie beim nächsten Mal drauf: Soll das wirklich so bleiben?

Natürlich ist es sehr wichtig, sich mit Kolleg:innen zu treffen, sich zu begegnen, sich auszutauschen und auch gemeinsam zu arbeiten. Aber wie so oft gilt auch hier: genauer hinschauen lohnt sich, und die ‚Magie liegt im Wie‘. 

Ein paar Ansätze:

• Meeting oder E-Mail, das ist hier die Frage. Kann das, was zu kommunizieren ist, nicht einfacher per Mail oder Telefon kommuniziert werden? Indikator: Wird man am Ende des Meetings eine Mail ankündigen, in der alles Wichtige nochmal zusammengefasst ist, dann schicken Sie doch einfach gleich die Mail. Wichtigste Ausnahme: die soziale Komponente. Manche Dinge werden besser persönlich besprochen.
• Meetingdisziplin durch Fokus-Polizei. Jemand wird benannt, der oder die darauf achtet, dass wirklich nur das Thema des Meetings bearbeitet wird und niemand „vom Hölzchen auf Stöckchen“ kommt. Hierdurch werden Meetings nämlich nicht nur viel länger als nötig, sie frustrieren auch inhaltlich sehr. Man hat verschiedenste Themen angerissen, aber keines befriedigend bearbeitet – oft nicht mal das Thema des Meetings selbst. Hier hilft zudem ein ‚Themenspeicher‘, in den alle anderen Themen geschrieben werden.
• Wer steht kommt weiter.  Schluss mit Konferenztischen, Kaffeekannen und Knabbereien. Wer sich gemütlich einrichtet hat, der sorgt dafür, dass das so bleibt. Es geht aber um die Sache. Halten Sie mehr Meetings im Stehen ab oder gehen sie gar Spazieren!
• Das harte Regiment der Sitzungsleitung. Wer das Meeting leitet, darf…nun ja: das Meeting tatsächlich leiten und lenken. Und muss das auch mutig tun! Schluss mit „es wurde schon alles gesagt, nur noch nicht von jedem“. Im Gegenzug kriegt jedes Meeting eine  schriftliche Zusammenfassung, die die wichtigsten Ergebnisse als Bullet Points sichert – und zwar tatsächlich nur die Ergebnisse!

Natürlich: Letztlich entscheidet Ihr Fingerspitzengefühl als Führungskraft, welches Thema welches Meeting braucht (oder eben nicht), und was Sie Ihrem Team zumuten können. Unserer Erfahrung nach ist das allerdings mehr als Sie vielleicht glauben. Zum Beispiel auch ein ,meeting-free morning’ an dem alle tatsächlich zwischen 9 und 12 einfach ihren Job machen – ganz ohne Meetings.

Wenn Sie mehr über bessere Meetings wissen möchten oder eine Ausbildung zur Fokus-Spezialist:in anstreben, dann freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.

Herzliche Grüße,
Lara Buschmann und Martin Liss